Hoe bijzonder is het eigenlijk dat de werkzame mens, toch een sociaal beest, vaak zo’n hekel zegt te hebben aan vergaderingen — en tegelijkertijd de agenda er (gevoelsmatig) vol mee heeft? De paradox is misschien wel te verklaren omdat we vergaderingen niet als werk (willen) zien. Dat kunnen we oplossen!

Het probleem met vergaderingen

Veel mensen hebben een afwachtende houding bij veel vergaderingen — ik herken het ook bij mezelf. Deelname is vaak een kwestie van collegialiteit of plichtsbesef zonder een echte intrinsieke behoefte aan de vergadering. Echte betrokkenheid ontbreekt.

Sommige bedrijven hanteren vergaderregels (“Altijd een agenda bij uitnodiging”) om ergernissen te voorkomen. Dit verhoogt misschien de kwaliteit van een vergadering maar toch is het zelden toereikend. Zelfs een technisch perfecte relevante urgente vergadering kan als overbodig of vervelend ervaren worden.

De oplossing zit in de discussie

We moeten inzetten op de intrinsieke betrokkenheid van mensen bij discussies. Vergaderingen zijn slechts vorm; het gaat om de inhoudelijke discussie die (1) nuttig en (2) motiverend moet zijn.

Daartoe heb ik een unieke strategie, die ik beschrijf met 4 tips:

1. Zet discussiewerk op de backlog — met een apart issue-type
2. Zie discussiewerk als schrijfwerk — met voorbereiding en notulen
3. Notuleer live en op een gedeeld scherm — voor directe betrokkenheid
4. Breng de spontaniteit terug — met discussies buiten vergadering

Een toelichting per tip volgt hieronder…

Tip 1: Zet discussiewerk op de backlog

Er kunnen altijd nieuwe discussieonderwerpen opduiken. Je wilt nieuwe discussies vaak parkeren, mèt erkenning van hun relevantie en zònder ze te vergeten. Dat doe je door discussies op de issue-tracker te zetten.

Maak een issue-type “Discussie”

Zo staan je Discussies naast je gebruikelijke Bugs, Tasks en Features. Een discussie-issue beschrijft een dilemma, vraagstuk, probleemstelling, gespreksonderwerp, onderzoeksvraag, ontwerp of ander groot item dat gemeenschappelijke aandacht behoeft. Vaak zijn zulke vraagstukken fundamenteel, abstract en niet-urgent maar wel belangrijk — oftewel, goed parkeerbaar en planbaar.

Een discussie is niet een vergadering

Discussies kunnen tot nul of meer vergaderingen leiden. Ze kunnen een agenda-item op bestaande vergaderingen zijn. Het kan ook helemaal buiten vergaderingen afgewikkeld worden, zoals via chat of enquêtes.

Voordelen

• Verwijzen: Discussies hebben een issue-nummer.
• Koppelen: Discussies kun je linken aan andere issues (“voorwaarde van”, “gevolg van”)
• Kwaliteit: Geïnteresseerden kunnen de discussies voorbereiden in de luwte.
• Beheersbaar: Discussies kun je prioriteren, plannen en schrappen zoals je dat met ander werk doet.

Tip 2: Zie discussiewerk als schrijfwerk

Issues hebben een gewenst resultaat volgens de Definition of Done. In het geval van een discussie zijn dat notulen en dat hoeft niet moeilijk te zijn.

Notulen zijn essentieel

Je wilt dat de uitkomst van een discussie een goedlopende samenvatting is. Een letterlijke transcriptie die uitspraken chronologisch vastlegt is meestal nutteloos.

De belangrijkste resultaten van een discussie zijn gedocumenteerde overwegingen, beslissingen en actiepunten (vervolgstappen/consequenties). Dan heb je de essentie te pakken. Zie MADR voor inspiratie over de inhoud.

Notulen zijn meer dan uitspraken

Vaak wil je discussies al voorbereiden met concrete vragen, keuzemogelijkheden, pijnpunten enz. Je kunt die zaken beschrijven in de issue voor de vergadering plaatsvindt.

Tijdens de vergadering kun je deze beschrijving als startpunt van je notulen gebruiken — maak gewoon aanvullingen en aanpassingen. Dat betekent dat de “notulen” dus veel meer kunnen beschrijven dan wat letterlijk wordt uitgesproken in een vergadering.

Voordelen

• Reviewbaar: Zoals andere issues kun je discussies reviewen (d.w.z. notulen nalezen).
• Opvolgbaar: Discussies zonder voortgang kun je markeren zoals ander werk met impediments.
• Meetbaar: Discussies tellen mee in metrieken en schattingen zoals ander werk.
• Traceerbaar: Je kunt discussies en keuzes traceren door je systeem.

Tip 3: Notuleer live en op gedeeld scherm

Laat de notulist zijn scherm delen tijdens de vergadering zodat deze voor alle deelnemers zichtbaar is.

Goede discussies verlopen niet geordend

Discussies lopen vaak niet helemaal ordelijk. Mensen springen soms van hot naar her en tussen meerdere deelonderwerpen. Vaak zijn er deelnemers die nog even doordenken over een deelonderwerp om daar later op terug te komen, terwijl de rest van de groep al doorgaat naar een volgend onderwerp. Accepteer dit.

Het is de taak van de notulist om al deze verschillende gedachtesporen geordend vast te leggen. Dus als twee onderwerpen continu door elkaar lijken te lopen in gesprek, mogen de notulen alsnog twee nette leesbare secties hebben waar zaken gescheiden zijn.

Discussieer met en over notulen

De notulist mag dus best creatief bezig zijn, schrijven en schrappen en herformuleren. De notulist mag ook hulp en bevestiging vragen aan deelnemers. Omgekeerd mogen deelnemers ook notulen of fragmenten bijdragen, zolang de primaire notulist maar volledige redactionele vrijheid heeft.

Je zult bovendien merken dat de notulist een soort stille co-voorzitter wordt. Door het schrijven van notulen die gestructureerder zijn dan de discussie, breng je ook structuur aan het verdere verloop van de discussie.

Voordelen

• Terugkoppeling: Sprekers zien direct hoe hun uitspraken in de notulen terecht komen. (Langdradige verhalen die worden samengevat tot twee regels met redactionele vraagtekens is best wel sterke impliciete directe feedback.)
• Afhaken: Deelnemers die even afhaken kunnen snel weer aanhaken.
• Reviewen: Deelnemers die de notulen reviewen weten grotendeels al wat er staat.
• Betrokkenheid: Deelnemers voelen zich deelnemer en nuttig door het zien wat hun uitspraken met de notulen doen.

Tip 4: Breng de spontaniteit terug

Ga discussies voeren buiten vergaderingen. Discussies zijn breder dan vergaderingen.

Te veel structuur is doodsaai

Een vergadering van mensen aan een tafel in één ruimte voor één uur is een voorspelbare (en dus saaie) vorm. Vaste processen lokken sociaal wenselijke antwoorden uit, of vestigen ieders aandacht op zaken die helemaal niet als belangrijk ervaren werden. Structuur helpt je richting geven, en soms werkt dat juist verstikkend.

Pak een terrasje, een koffietje, een biertje, een wandelpauze en ga eens discussiëren over een probleem in een vrijere context. Zeker periodieke vergaderingen (retrospectives) of moeizame vastgelopen discussies hebben baat bij afwisseling.

Ontgin inzichten buiten vergaderingen

Je komt soms op prachtige onverwachte inzichten buiten vergaderingen. Het mooie is dat die inzichten dus niet verloren hoeven te gaan! Je kunt gewoon Discussie-issues aanmaken en verslag doen van de inzichten. Je kunt ook reeds bestaande Discussie-issues aanvullen met commentaar over nieuwe mogelijkheden, overwegingen en overeenstemmingen beschrijven.

Voordelen

• Verrijkend: Je verzamelt ook de inzichten en discussies die buiten formele vergaderingen ontstonden.
• Eigenaarschap: Je motiveert mensen door ze ruimte, eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor het verzamelen van inzichten te geven.
• Inspiratie: Je maakt samenwerken leuker en inspirerender door afwisseling toe te staan.

Conclusie

Vergaderen hoeft niet saai te zijn. De oplossing zit niet in meer regels maar in het investeren in het doel achter de vergadering: een inspirerende discussie met output. Discussies zijn uitstekend te faciliteren door ze te zien, ervaren en modelleren als werk — nuttig werk dat om betrokkenheid, voorbereiding en zichtbaarheid vraagt.

Behoefte aan leiderschap bij uw discussies? Vraag ons te helpen!